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Descrição
Este processo representa as atividades necessárias para solicitar propostas dos fornecedores, selecionar o fornecedor que melhor atende ao escopo do projeto e celebrar o contrato entre a RNP e o Fornecedor.
Para executar o projeto, o coordenador do projeto pode optar por contratar fornecedores previamente credenciados pela GSC, conhecidos como fornecedores qualificados, ou selecionar outros fornecedores que estejam aptos a prestar o serviço desejado.
Caso o valor das propostas superem o orçamento do projeto mesmo após negociações, o cliente poderá cancelar o projeto, reduzir o escopo ou informar novos recursos financeiros para complementar o orçamento.
Descrição
Com o escopo do projeto definido, junto com os seus planos de apoio, é elaborada a solicitação de ordem de serviço para realizar uma tomada de preço com os fornecedores qualificados para executar o projeto.
A solicitação de ordem de serviço consiste num documento descrevendo as principais informações sobre o projeto, os critérios de classificação das propostas recebidas, as premissas que deverão ser respeitadas pelas propostas, os acordos de nível de serviço e as multas contratuais.
Tarefas
| Tarefa | Descrição |
| Elaborar a solicitação de ordem de serviço | O coordenador do projeto elabora a solicitação de ordem de serviço a partir da documentação existente do projeto. |
| Enviar a solicitação de ordem de serviço | Ao concluir a solicitação de ordem de serviço, o coordenador do projeto envia a solicitação junto com a documentação do projeto aos fornecedores qualificados. |
Relacionamentos
| Relacionamento | Descrição |
Papéis | Responsável: Coordenador do Projeto |
Entrada | Declaração de escopo do projeto Estrutura analítica do projeto |
Saída | Solicitação de ordem de serviço |
Observações
| Observações |
Somente os fornecedores qualificados serão envolvidos nesta atividade. |
Descrição
Ao receber a solicitação de ordem de serviço e a documentação do projeto, o fornecedor realizará uma análise e estabelecerá o tempo e esforço necessário para executar todas as tarefas descritas na documentação do projeto.
Ao concluir a definição de tempo e esforço para executar o projeto, o fornecedor irá elaborar sua proposta técnica e comercial e enviá-la à RNP.
Observações
| Observações |
A fim de melhor estimar o projeto, o fornecedor poderá entrar em contato com o coordenador do projeto visando o esclarecimento de dúvidas ou solicitando mais detalhes sobre determinados aspectos do projeto. |
Descrição
Com o escopo do projeto definido, junto com os seus planos de apoio, é elaborado o termo de referência para ser enviado ao setor de compras, visando realizar uma tomada de preço com fornecedores diversos, para executar o projeto.
O termo de referência consiste num documento descrevendo em linhas gerais a RNP, as principais informações sobre o projeto, os critérios de classificação das propostas recebidas, as premissas que deverão ser respeitadas pelas propostas e os acordos de nível de serviço.
Tarefas
| Tarefa | Descrição |
| Elaborar o termo de referência | O coordenador do projeto elabora o termo de referência a partir da documentação existente do projeto. |
| Abrir uma solicitação de compra (SC) | Ao concluir o termo de referência, o coordenador do projeto deverá abrir uma solicitação de compra (SC) no sistema ERP (Protheus) para o setor de compras, anexando toda a documentação do projeto. |
Relacionamentos
| Relacionamento | Descrição |
Papéis | Responsável: Coordenador do Projeto |
Entrada | Declaração de escopo do projeto Estrutura analítica do projeto |
Saída | Termo de referência Abertura do processo de tomada de preço com a área de compras |
Observações
| Observações |
Esta atividade somente será executada caso exista o envolvimento de fornecedores não qualificados no processo de tomada de preço. |
Descrição
Sempre que houver o envolvimento de fornecedores não qualificados, o setor de compras deverá ser envolvido no processo de contratação do fornecedor. O coordenador do projeto abrirá uma solicitação de compra e anexará toda documentação do projeto e o termo de referência a ser utilizado. Sempre que possível, serão indicados fornecedores para participar do processo interno do setor de compras para a tomada de preço.
O setor de compras será responsável por toda a interação com o fornecedor, envolvendo o coordenador do projeto apenas no seu apoio, para esclarecer possíveis dúvidas ou fornecer outro tipo de documentação, se solicitado.
O coordenador do projeto receberá do setor de compras, ao final do processo, as propostas técnicas e comerciais para analisar o fornecedor que melhor atende aos critérios do projeto.
Descrição
O coordenador do projeto de posse das propostas técnicas e comerciais analisará com base numa lista de verificação, se todos os pontos abordados na solicitação de ordem de serviço ou no termo de referência estão sendo respeitados.
As propostas válidas serão submetidas aos critérios de classificação presentes na documentação do projeto, para identificar o fornecedor que possui o indicador mais elevado.
O coordenador do projeto apresentará ao cliente o resultado da avaliação das propostas dos fornecedores e indicará o fornecedor que melhor atende as características e critérios do projeto.
Tarefas
| Tarefa | Descrição |
| Verificar as propostas técnicas e comerciais | Ao receber as propostas técnicas e comerciais, o coordenador do projeto verificará por meio de um checklist se todas as informações solicitadas estão presentes. |
| Analisar as propostas técnicas e comerciais | O coordenador do projeto realizará a classificação das propostas e identificará o fornecedor que melhor atende ao projeto. |
| Apresentar as propostas e o fornecedor selecionado | O coordenador do projeto elabora uma apresentação para informar ao cliente as propostas recebidas e o fornecedor selecionado para executar o trabalho. |
Relacionamentos
| Relacionamento | Descrição |
Papéis | Responsável: Coordenador do Projeto |
Entrada | Proposta técnica e comercial |
Saída | Checklist de proposta técnica e comercial Planilha de avaliação de propostas Apresentação das propostas recebidas |
Observações
| Observações |
Durante a apresentação das propostas recebidas e da indicação do fornecedor selecionado para executar o projeto, deverá ser verificado se o orçamento destinado ao projeto atende aos valores praticados na proposta do fornecedor selecionado. Caso o orçamento seja insuficiente, o cliente avaliará qual ação tomar. O resultado da apresentação das propostas poderá chegar à conclusão de que não existe nenhum fornecedor ou solução técnica para o projeto. Assim sendo, o projeto será encerrado tendo como justificativa a inviabilidade técnica. |
Descrição
Sempre que não houver orçamento para o projeto, o cliente deverá avaliar se existem recursos financeiros em outros projetos que podem ser utilizados para complementar o orçamento do projeto ou verificar se o escopo do projeto pode ser reduzido, visando alcançar o orçamento disponível.
O projeto poderá ser cancelado caso não exista a possibilidade de reduzir o escopo do projeto e não haja os recursos financeiros necessários para contratar o fornecedor.
Tarefas
| Tarefa | Descrição |
| Revisar o orçamento | O cliente deverá avaliar a proposta e verificar a possibilidade de informar outros recursos financeiros ou reduzir o escopo do projeto. E, dependendo do cenário, cancelar o projeto. |
| Informar o resultado da revisão do orçamento | Informar ao coordenador do projeto o resultado da revisão do orçamento. O resultado poderá ser: cancelar o projeto, reduzir o escopo ou informar a adição de recursos financeiros. |
Relacionamentos
| Relacionamento | Descrição |
Papéis | Responsável: Patrocinador do Projeto |
Entrada | Apresentação das propostas recebidas |
Saída | Reduzir escopo do serviço Recurso financeiro não localizado Adição de recurso financeiro informado |
Observações
| Observações |
Sempre que houver uma redução no escopo do projeto visando alcançar o orçamento disponível, será necessária uma nova tomada de preço com todos os fornecedores envolvidos no processo. Caso seja identificada a necessidade de cancelar o projeto devido à ausência de orçamento e este tratar de uma aquisição, um novo projeto poderá ser iniciado com foco no desenvolvimento de uma solução em vez da aquisição de um produto/serviço. |
Descrição
Após selecionar um fornecedor qualificado para executar o projeto, dentro do orçamento, será emitida uma ordem de serviço formalizando a contratação do fornecedor para executar o projeto.
Tarefas
| Tarefa | Descrição |
| Elaborar a ordem de serviço | O coordenador do projeto elabora a ordem de serviço contendo algumas informações como os entregáveis do projeto, o tempo de garantia, a forma de pagamento, a data de início das atividades e a data estimada de conclusão da execução do projeto. |
| Enviar a ordem de serviço | O coordenador do projeto envia a ordem de serviço para o fornecedor selecionado pelo processo. |
| Comunicar todos os fornecedores envolvidos | O coordenador do projeto comunica o fornecedor que foi selecionado segundo os critérios do projeto a todos os demais fornecedores envolvidos no processo. |
| Abrir uma solicitação de compra (SC) | O coordenador do projeto deverá abrir uma solicitação de compra (SC) no sistema ERP (Protheus) para o setor de contratos, solicitando um aditivo/fornecimento ao contrato de qualificação. |
Relacionamentos
| Relacionamento | Descrição |
Papéis | Responsável: Coordenador do Projeto |
Entrada | Planilha de avaliação de propostas |
Saída | Ordem de serviço Solicitação de compra para aditivo/fornecimento |
Observações
| Observações |
Esta atividade somente será executada para os fornecedores qualificados. Os fornecedores não qualificados não serão envolvidos nesta atividade. |
Descrição
Sempre que um fornecedor não qualificado for selecionado para executar o projeto, o setor de contratos deverá celebrar a contratação do fornecedor.
Descrição
O objetivo deste documento é solicitar aos fornecedores da RNP o envio de propostas técnicas e comerciais para prestação do serviço demandado pelo projeto de que este documento faz parte. Também serão abordados neste documento a descrição sucinta do escopo fechado, os acordos de nível de serviço, os critérios de classificação e as premissas da proposta comercial e técnica.
É importante ressaltar que a proposta técnica e comercial de cada fornecedor deverá observar o escopo fechado apresentado, detalhar a solução técnica a ser implementada, a quantidade de horas a serem consumidas, o cronograma de execução, a data de entrega e o cronograma físico-financeiro (os marcos de entregas alinhados aos faturamentos). Propostas que não contenham todos esses itens não serão consideradas.
Os artefatos do projeto, produzidos até o momento, serão encaminhados aos fornecedores para um melhor entendimento dos requisitos, critérios de qualidade e critérios de aceitação dos artefatos do projeto.
Modelo
Descrição
O objetivo deste documento é apresentar a RNP como empresa, o projeto que originou a demanda da contratação de serviço especializado e o escopo do trabalho a ser realizado, além do acordo de níveis de serviço entre o fornecedor e a RNP, e premissas que as propostas comerciais deverão respeitar.
Modelo
Descrição
O objetivo deste documento é identificar o fornecedor que possui o índice mais alto, observando as informações de preço e prazo constantes nas propostas comerciais entregues para atender o projeto.
Modelo
Descrição
Este checklist tem como objetivo identificar não conformidades presentes nas propostas comerciais e técnicas enviadas pelo fornecedor. As propostas deverão respeitar as premissas relatadas na documentação do projeto, no que tange ao serviço a ser executado.
Modelo
Descrição
Esta apresentação visa comunicar o cliente sobre os valores informados pelos fornecedores nas suas propostas comerciais, junto com a estimativa de tempo necessária para executar o projeto. O fornecedor que possuir o melhor índice dentre todos será eleito como fornecedor que executará o projeto.
Modelo
Descrição
Este documento tem como objetivo notificar e formalizar a contratação do fornecedor que executará o projeto, assim como ratificar a data de início e o valor do projeto, incluindo o plano de pagamento. O documento também abordará informações complementares como o tempo de garantia do serviço/produto entregue.
Modelo
